Al fine di favorire la corretta applicazione della più recente disciplina in materia di semplificazione e la completa decertificazione nei rapporti tra P.A. e cittadini, si ritiene utile fornire in questo apposito spazio una panoramica della normativa vigente in materia.

L’autocertificazione per la Pubblica Amministrazione (guida tratta dal sitohttp://www.comuni.it/)

Cos’è l’autocertificazione

Consiste nella facoltà riconosciuta ai cittadini di presentare, in sostituzione delle tradizionali certificazioni richieste, propri stati e requisiti personali, mediante apposite dichiarazioni firmate dall’interessato. La firma non deve essere più autenticata.

L’autocertificazione sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio. La pubblica amministrazione ha l’obbligo di accettarle, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto.

Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l’autorità giudiziaria, atti da trasmettere all’estero.

Quali sono le dichiarazioni che si possono autocertificare?

Si possono “autocertificare”:

A) Con dichiarazioni sostitutive di certificazioni: (Per le dichiarazioni sostitutive di certificazioni clicca qui sarai portato sul sito www.comuni.it)

• la data e il luogo di nascita
• la residenza
• la cittadinanza
• il godimento dei diritti politici
• lo stato civile (celibe/nubile, coniugato/a, vedovo/a, divorziato/a)
• lo stato di famiglia
• l’esistenza in vita
• la nascita del figlio
• il decesso del coniuge, dell’ascendente o del discendente
• la posizione agli effetti degli obblighi militari
• l’iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
• titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualifica tecnica
• situazione reddituale ed economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare del tributo assolto; possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria e inerente all’interessato.
• stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga
• qualifica di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
• tutte le posizioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ecc.
• di non aver riportato condanne penali
• tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri di stato civileLe dichiarazioni di cui sopra non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale.

(Per compilare le dichiarazioni sostitutive di certificazioni clicca qui sarai portato sul sito www.comuni.it)

B) Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (Per compilare le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà clicca qui sarai portato sul sito www.comuni.it)

Tutti gli stati, fatti a qualità personali non autocertificabili (non ricompresi alla lettera “A” precedentemente descritta) possono essere comprovati dall’interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

Si possono ad esempio dichiarare: chi sono gli eredi; la situazione di famiglia originaria; la proprietà di un immobile, ecc.

La dichiarazione che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, non può contenere manifestazioni di volontà (impegni, rinunce, accettazioni, procure) e deleghe configuranti una procura.

Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni nel caso in cui gli stati, i fatti e le qualità personali dichiarati siano certificabili o accertabili da parte della pubblica amministrazione, l’amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la documentazione all’amministrazione competente.

In questo caso, per accelerare il procedimento, l’interessato può trasmettere, anche attraverso strumenti informatici o telematici, copia fotostatica, non autenticata, dei certificati in cui sia già in possesso. Le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà non richiedono alcuna autenticazione da parte del pubblico ufficiale quando siano contestuali ad una istanza.

In questo caso l’interessato deve presentare la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà:

• a) unitamente alla copia non autenticata di un documento di riconoscimento (nel caso di invio per posta o per via telematica);
• b) firmarla in presenza del dipendente addetto a riceverla (nel caso di presentazione diretta)

(Per compilare queste dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà clicca qui sarai portato sul sito www.comuni.it)

Dov’è utilizzabile

L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive di notorietà sono utilizzabili solo nei rapporti con le amministrazioni pubbliche intendendo tutte le Amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le regioni, province, comuni e comunità montane, I.A.C.P., camere di commercio e qualsiasi altro ente di diritto pubblico (compresi gli enti pubblici economici).

Sono inoltre utilizzabili nei rapporti con imprese esercenti servizi di pubblica necessità e di pubblica utilità (Poste, ENEL, Telecom, Aziende del Gas, ecc.).

L’autocertificazione e le dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà non possono essere utilizzate nei rapporti fra privati o con l’autorità giudiziaria nello svolgimento di funzioni giurisdizionali.

Come funziona

Per avvalersi dell’autocertificazione direttamente agli sportelli degli uffici pubblici, è necessario prioritariamente preoccuparsi di compilare il modulo previsto che non è soggetto ad alcuna autenticazione, per quanto concerne le dichiarazioni sostitutive di certificazioni (autocertificazioni).

Per quanto riguarda la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, occorre l’autentica della sottoscrizione (firma) solo quando non sia contestuale ad una istanza.

L’autentica della sottoscrizione avviene previa identificazione del dichiarante da parte del pubblico ufficiale autenticante.

L’accertamento dell’identità personale del dichiarante può avvenire in uno dei seguenti modi:

• a) conoscenza diretta da parte del pubblico ufficiale;
• b) testimonianza di due idonei fidefacienti conosciuti dal pubblico ufficiale;
• c) esibizione di un valido documento di identità personale, munito di fotografia, rilasciato da una pubblica autorità.

Cosa fare se non viene accettata

Il pubblico ufficiale o il funzionario dell’ufficio pubblico che non ammette l’autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dall’art. 328 del Codice penale e rischiano di essere puniti per omissioni o rifiuto di atti d’ufficio.

Il cittadino dovrà, in primo luogo, accertare chi è il responsabile della pratica inoltrata, richiedendo nome, cognome e qualifica, inoltre è necessario conoscere il numero di protocollo della stessa e il tipo di procedimento attribuito.

Così come la Pubblica Amministrazione sa chi è il suo interlocutore, il cittadino, ha altrettanto diritto di sapere chi segue il procedimento che lo riguarda e come risalire agli atti relativi.

Ottenuti i dati, il cittadino dovrà richiedere, per iscritto, le ragioni del mancato accoglimento dell’autocertificazione o della dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà segnalando anche, per conoscenza, il tesserino, con gli estremi della pratica al Comitato Provinciale della Pubblica Amministrazione presso la Prefettura del luogo in cui è stata rifiutata l’autocertificazione e alla Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dip. Funzione Pubblica – ROMA.

La richiesta deve essere redatta in forma scritta. Se entro trenta giorni dalla data della richiesta, il pubblico ufficiale o l’incaricato non compie l’atto e non risponde per esporre le ragioni del ritardo/rifiuto, scattano i presupposti per le sanzioni della reclusione fino a un anno o della multa fino a due milioni di lire.

Il termine dei trenta giorni decorre dalla data di ricezione della richiesta.

La procedibilità è d’ufficio, pertanto non sono richieste querele, istanze o quant’altro.

Quindi colui che si vedrà rifiutata la propria autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva, si troverà nelle condizioni di denunciare semplicemente l’omissione di atti d’ufficio.

Sottoscrizione, autentica della firma e imposte di bollo

La legge istitutiva dell’autocertificazione, prevedeva che l’autocertificazione doveva essere sottoscritta e autenticata.

Con l’emanazione del D.P.R. 28 Dicembre 2000 n° 445, l’obbligo dell’autocertificazione della firma rimane solo per la “dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà” quando la stessa non è contenuta in una istanza.

Per le dichiarazioni sostitutive di certificazione (autocertificazioni), è sufficiente la sottoscrizione dell’interessato.

L’autenticità della firma delle dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, può essere eseguita dai seguenti pubblici ufficiali: notai, cancellieri, segretari comunali e funzionari incaricati dai sindaci, anche di comuni diversi da quello di residenza, nonchè dal funzionario competente a ricevere la documentazione e dal funzionario incaricato dal gestore di pubblici servizi.

L’autentica della firma è soggetta ad imposta di bollo.

Nessuna imposta di bollo deve, peraltro, essere corrisposta dal cittadino quando comprova che l’uso dell’atto è esente, per legge, dall’imposta.

(Principali usi che giustificano l’esenzione dall’imposta di bollo: pensionistico, assegni familiari, leva militare, iscriz. liste di collocamento, ecc.)

Dichiarazioni non veritiere

Attenzione a non effettuare dichiarazioni non veritiere

L’amministrazione pubblica, può provvedere d’ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato dal cittadino.

E’ evidente che le norme, semplificando l’azione amministrativa, vogliono anche creare fra Pubblica Amministrazione e cittadino, rapporti di fiduciosa collaborazione.

Il rilascio di dichiarazioni non veritiere è, d’altra parte, punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia.

Altre disposizioni di semplificazione amministrativa

1) VALIDITA’ DI CERTIFICATI

Tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici, hanno validità 6 mesi dalla data di rilascio.

E’ ammessa la presentazione delle certificazioni “scadute” purché le informazioni contenute nei certificati stessi non siano variate.

In questo caso, basterà apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata, resa dal titolare dello stesso, che attesti che le informazioni contenute nel certificato, non hanno subito variazioni dalla data di rilascio.

Ha validità illimitata ogni certificato non soggetto a modificazione (ad es.: certificati storici, di morte, titolo di studio).

2) ESTRATTI DEGLI ATTI DI STATO CIVILE

La pubblica amministrazione, non può richiedere estratti di atti di stato civile al cittadino, ma dovrà procurarseli richiedendolo direttamente all’ufficiale di stato civile competente.

3) ACCERTAMENTI D’UFFICIO

Le pubbliche amministrazioni, non possono richiedere ai cittadini la produzione di certificati attestanti l’assenza di precedenti penali e l’assenza di carichi pendenti.

Detti certificati, devono essere accertati, presso gli uffici competenti, direttamente dall’amministratore che deve emanare il provvedimento.

Le singole amministrazioni pubbliche, non possono richiedere atti o certificati concernenti fatti, stati o qualità personali, che risultino attestati in documenti già in loro possesso o che esse stesse siano tenute a certificare.

4) ACQUISIZIONE DIRETTA DEI CERTIFICATI

Qualora l’interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare le autodichiarazioni, i certificati concernenti fatti, stati o qualità personali risultanti da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione, sono sempre acquisiti d’ufficio dall’amministrazione procedente, su semplice indicazione da parte dell’interessato della specifica amministrazione che conserva l’albo o il registro.

5) NON PIU’ PREVISTA L’AUTENTICAZIONE DELLA FIRMA

Nelle istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione ed ai gestori o esercenti di pubblici servizi, non è più necessaria l’autenticazione della sottoscrizione (firma), se l’interessato appone la firma in presenza del dipendente addetto a riceverla, oppure se l’istanza è presentata unitamente a copia fotostatica, ancorché non autenticata, di un documento di identità del sottoscrittore.

L’istanza e la copia fotostatica del documento di identità, possono essere inviate per via telematica.

La sottoscrizione di istanze non è soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contiene dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà.

6) COPIE AUTENTICHE DI PUBBLICAZIONI

L’interessato può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà, dalla quale risulti la conoscenza del fatto che la copia della dichiarazione allegata, è conforme all’originale (per i pubblici concorsi ha lo stesso valore della copia autentica).

Se questa dichiarazione è contestuale ad una istanza, la firma non va autenticata.

7) DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE PRESENTATE DA CITTADINI STRANIERI

Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive siano presentate da cittadini della Comunità Europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini Italiani.

I cittadini extracomunitari, residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con decreto del Presidente della Repubblica il 30 Maggio 1989, n. 233, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

8) DOCUMENTO D’IDENTITA’ IN SOSTITUZIONE DEI CERTIFICATI

In occasione dell’accettazione della domanda, è vietato alle amministrazioni pubbliche, ai gestori ed agli esercenti di pubblici servizi, richiedere certificazioni che attestino dati o qualità già contenuti nel documento di identità.

I dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in documenti di riconoscimento in corso di validità, hanno lo stesso valore dei corrispondenti certificati.

9) PRODUZIONE DI COPIE AUTENTICHE

La produzione di atti e documenti, sono pienamente equipollenti agli originali.

L’autenticazione di un documento, può essere effettuata dal funzionario competente, dal quale è stato emesso l’originale, da quello presso il quale l’originale è depositato o conservato, o da quello al quale deve essere presentato il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco.

Nel caso in cui si debba presentare all’amministrazione copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o dal dipendente competente a ricevere la documentazione, dietro esibizione dell’originale.

In questo caso, la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

10) AUTENTICAZIONE DI FOTOGRAFIA

La fotografia, può essere autenticata direttamente dall’ufficio che rilascia il certificato, purché sia presentata personalmente dall’interessato.

L’autentica di una foto, può essere effettuata solo se richiesta espressamente da una norma di legge (passaporto, patente).

11) FIRME DI PIU’ PERSONE SEPARATAMENTE

I documenti che richiedono la firma di più persone, possono essere sottoscritti anche separatamente ed in momenti diversi.

Documenti in bollo

Le istituzioni scolastiche potranno rilasciare i certificati soltanto ad uso privato e tali certificazioni devono essere assoggettate ad imposta di bollo (un contrassegno al momento pari ad €. 14,62 per ciascun certificato richiesto, per ogni foglio, composto ex art. 5 comma 1 D.P.R. 642/1972, da quattro facciate) salvo ricorra una delle ipotesi di esenzione dal bollo previste dalla normativa vigente in materia.

La normativa sul bollo, infatti, all’art. 1 della tariffa parte I All. A, annessa al D.P.R. 26/10/1972 n. 642, annovera fra gli atti, documenti e registri soggetti all’imposta di bollo fin dall’origine anche i certificati, estratti di qualunque atto e documento e copie dichiarate conformi all’originale rilasciate da pubblici ufficiali.

Il pubblico ufficiale che rilascia un documento esente, in relazione anche alla solidarietà dell’obbligo del pagamento dell’imposta sancita dall’art. 22 del D.P.R. 642/72, deve indicare sullo stesso l’uso di destinazione o la norma “esentativa”. Infatti, non è rimesso in alcun modo alla discrezionalità degli operatori decidere in merito all’assolvimento o meno dell’imposta di bollo; il cittadino, all’atto della richiesta, è tenuto a indicare l’uso cui il certificato è destinato, consentendo così l’applicazione della normativa vigente in materia di applicazione o meno dell’imposta.

Norme operative

1) Gli operatori delle segreterie scolastiche devono richiedere con esattezza che sia indicato l’uso cui è destinato il certificato richiesto giacché, nel caso di evasione dall’imposta, la responsabilità fra chi emette il certificato e chi lo riceve è solidale (art. 22 D.P.R. 642/72).

2) L’utenza nel richiedere qualsiasi certificato deve obbligatoriamente indicarne l’uso al quale lo stesso è destinato, al fine dì evitare evasione dall’imposta di bollo di cui sarebbe responsabile, oltre l’interessato, anche l’impiegato o il funzionario addetto al pubblico servizio, in qualità di pubblico ufficiale.

3) Non è ammessa la dicitura “rilasciato in esenzione dall’imposta di bollo per gli usi consentiti dalla legge“. Nel caso di esenzione occorre apporre l’espressa indicazione della norma di riferimento (D.P.R. 642/72, dal D.ER. n. 601/73, da leggi speciali successive).

Pertanto le istituzioni scolastiche rilasceranno i certificati, su richiesta dell’interessato, da utilizzare esclusivamente nei rapporti tra i privati, applicando l’imposta di bollo di euro 14,62 per usi diversi da quelli esenti previsti dalla normativa vigente.

L’esenzione da detta imposta di bollo, potrà essere applicata solo se il certificato è destinato ad un uso per il quale il dettato normativo lo preveda.

Principali casi di esenzione dall’imposta di bollo (tabella all. “B“ del D.P.R. 26.10.1972 n. 642):

art. 1 – atti e documenti riguardanti la formazione delle liste elettorali e relativi all’esercizio del diritto elettorale (esenti anche da diritti di segreteria), petizioni ad organi legislativi

art. 2 – elenchi, ruoli e documentazione concernenti l’Ufficio del Giudice Popolare e leva militare

art. 3 – atti relativi a procedimenti penali, di pubblica sicurezza e disciplinare (denunce di smarrimento)

art. 5 – documenti relativi al procedimento di accertamento e riscossione tributi (rimborsi, pagamento tributi, attribuzione CF e P. IVA, detrazioni IRPEF, denunce di successione)

art. 8 – copie e certificati rilasciati nell’interesse di persone non abbienti, atti relativi a sussidi o ammissione a istituti di beneficenza

art. 8 bis – certificati anagrafici richiesti da società sportive

art. 9 – atti e documenti in materia di assicurazioni sociali obbligatorie, pensioni, assegni familiari (INPS) (esenti anche da diritti di segreteria) e lavoro (iscrizione liste collocamento, cessazione rapporto di lavoro, cessione del quinto)

art. 10 – assistenza sanitaria, igiene pubblica

art. 11 – atti e documenti necessari per l’ammissione, frequenza ed esami nella scuola dell’obbligo (esenti anche da diritti di segreteria), scuola materna, asili nido e istruzione secondaria di secondo grado, borse di studio, esonero tasse scolastiche, buoni libro, trasporto alunni e mensa scolastica

art. 12 – controversie relative a pensioni dirette, assicurazioni sociali obbligatorie, assegni familiari, di lavoro, equo canone, ricongiunzione carriera agli effetti contributivi (esenti anche da diritti di segreteria)

art. 13 bis – contrassegno invalidi rilasciato a soggetti la cui invalidità riduce o impedisce le capacità motorie

art. 14 – domande per ottenere certificati di anagrafe, atti e documenti esenti da bollo, certificati del casellario giudiziario

art. 18 – atti e documenti necessari per rilascio o rinnovo di passaporti, carte di identità e documenti equipollenti

art. 21 bis – concessione di aiuti comunitari e nazionali al settore agricolo

art. 23 – documenti relativi a espropriazione per causa di pubblica utilità e pagamento indennità di espropriazione

art. 24 – abbonamenti per trasporto persone

art. 27 bis – atti, documenti, istanze, contratti, copie, estratti certificazioni, dichiarazioni e attestazioni poste in essere o richiesti da organizzazioni non lucrative di utilità sociale (ONLUS).

Certificati scolastici

1 – Certificati alunni: l’art. 7, comma 5 della legge 29/12/1990 n. 405 esenta dall’imposta di bollo “gli atti e documenti concernenti l’iscrizione, la frequenza e gli esami nell’ambito dell’istruzione secondaria di secondo grado, comprese le pagelle, i diplomi, gli attestati di studio e la documentazione similare”.

2 – Certificati di servizio:

a) l’art. 1 della L. n. 370/88 prevede l’esenzione per “documenti presentati ai fini della partecipazione a pubblici concorsi o assunzioni nella PA”

b) per i certificati di servizio utili ai fini pensionistici, si fa riferimento all’art. 9 della tabella sopra riportata.

c) per tutti gli altri fini, tranne che ad uso privato, che devono essere acquisiti direttamente fra pubbliche amministrazioni, ai sensi del secondo comma dell’art. 10 della legge n. 15/1968 e dei commi 2 e 3 dell’ art. 18 della legge n. 241/1990, possono essere redatti senza il pagamento del tributo del bollo nella considerazione che essi non vengono rilasciati all’interessato e che l’art. 16 della tabella allegato B) annessa al DPR. 26 ottobre 1972, n. 642 accorda l’esenzione dell’imposta “a favore di tutti gli atti e documenti scambiati tra le pubbliche amministrazioni ivi elencate”.

L’elenco di amministrazioni di cui al sopra citato art. 16 della Tariffa è tassativo: le certificazioni anagrafiche richieste da soggetti non compresi in tale elenco devono essere assoggettate al tributo del bollo.

Imposta di bollo e diritto di accesso agli atti amministrativi

Per quanto riguarda i bolli da apporre sulle copie dei documenti richiesti a seguito di istanza di accesso agli atti (voti, gare d’appalto, ecc.) l’O.M. 21 maggio 2001, n. 90, art. 39 prevede che: “Accesso ai documenti scolastici

– omissis-

4. Il diritto di accesso si esercita, su richiesta verbale o scritta, non assoggettabile a imposta di bollo, mediante esame e visione degli atti, senza alcun pagamento, o con rilascio di copie conformi con rimborso del costo della produzione: € 0,26 ogni 2 pagine di 1 facciata formato A4 da corrispondere mediante applicazione di marche da bollo ordinarie da annullare con il datario a cura dell’istituto.

5. A richiesta, le copie possono essere autenticate.

6. L’imposta di bollo è dovuta soltanto quando la copia viene spedita in forma autentica.

7. Raccoglimento della richiesta di accesso a un documento o atto comporta anche la facoltà dì accesso agli altri documenti o atti nello stesso indicati o appartenenti al medesimo procedimento”.